Bigin CRM ออกแบบมาเพื่อช่วยให้ธุรกิจขนาดเล็กและขนาดกลางสามารถเริ่มต้นใช้งานระบบบริหารจัดการลูกค้าได้อย่างรวดเร็ว เราสัญญาว่าคุณสามารถตั้งค่าระบบ Bigin CRM ให้พร้อมใช้งานได้ภายใน 30 นาที! การเริ่มต้นใช้งานอย่างรวดเร็วนี้ไม่เพียงแต่ช่วยประหยัดเวลา แต่ยังช่วยให้ทีมของคุณสามารถเริ่มทำงานจริงได้ทันที โดยไม่ต้องเสียเวลาไปกับการตั้งค่าที่ซับซ้อน ตั้งแต่การสร้างกระบวนการขาย การกำหนดสิทธิ์ผู้ใช้งาน ไปจนถึงการรวมช่องทางการสื่อสาร เราจะพาคุณตั้งค่าระบบทั้งหมดให้เสร็จสิ้น เพื่อให้คุณพร้อมลุยงานขายและบริการลูกค้าได้อย่างมีประสิทธิภาพ
ปรับแต่ง Team Pipelines และจัดการฟิลด์ข้อมูลในโมดูลต่างๆ
Team Pipelines ถือเป็นหัวใจสำคัญของ Bigin CRM เพราะเป็นเครื่องมือที่ช่วยให้คุณสามารถสร้างภาพรวมของกระบวนการทางธุรกิจใดๆ ได้อย่างเป็นขั้นเป็นตอนในรูปแบบของ
- บอร์ดคัมบัง (Kanban board)
- กระบวนการขาย (Sales Pipeline)
- กระบวนการออกตั๋วสนับสนุน (Support Ticket Pipeline)
- กระบวนการคืนเงิน
คุณสามารถกำหนด “ขั้นตอน” (Stages) เพื่อเป็นตัวแทนของแต่ละขั้นในกระบวนการนั้นๆ ได้ทันที หากคุณเป็นธุรกิจตัวแทนจำหน่ายรถยนต์ คุณสามารถตั้งค่า Team Pipeline สำหรับ “งานขาย” และอีก Pipeline สำหรับ “งานบริการ” โดยที่ระบบจะมาพร้อมกับ Pipeline สำหรับงานขายเริ่มต้นให้คุณปรับปรุงได้เลย
เมื่อคุณสร้าง Pipeline ใหม่ คุณสามารถเลือกได้ว่าจะสร้างตั้งแต่เริ่มต้น (Create from scratch) หรือใช้เทมเพลตที่มีอยู่ก่อนแล้ว นอกจากนี้ Bigin ยังมีฟังก์ชัน “Sub-pipelines” ซึ่งมีประโยชน์อย่างยิ่งหากกระบวนการทางธุรกิจหลักของคุณมีขั้นตอนย่อยที่แตกต่างกัน เช่น หากดีลเลอร์รถยนต์ขายรถยนต์ทั้งแบบ “ขายปลีก” (Retail Sales) และ “ขายองค์กร” (Corporate Sales) ทั้งสองจะอยู่ภายใต้ Sales Pipeline หลัก แต่มี Sub-pipelines แยกกันเพื่อรองรับขั้นตอนการทำงานที่แตกต่างกัน การตั้งค่านี้ช่วยให้คุณสามารถปรับแต่ง Stages, Fields และ Permissions ให้เหมาะสมกับกระบวนการย่อยแต่ละแบบได้อย่างอิสระ
นอกจากการปรับแต่ง Pipeline แล้ว การจัดการ “โมดูล” (Modules) ซึ่งเป็นเหมือนภาชนะบรรจุข้อมูล (เช่น ข้อมูลลูกค้า บริษัท หรือผลิตภัณฑ์) ก็มีความสำคัญไม่แพ้กัน คุณสามารถเปลี่ยนชื่อโมดูลให้สอดคล้องกับธุรกิจของคุณได้ทันที เช่น เปลี่ยนโมดูล Products เป็น Cars หรือ Contacts เป็น Customers เพื่อให้ทีมทำงานได้ตรงกับความเป็นจริงมากขึ้น สิ่งสำคัญคือการปรับแต่ง “ฟิลด์” (Fields) ในแต่ละโมดูลก่อนที่คุณจะนำเข้าข้อมูลใดๆ เข้าสู่ระบบ เช่น การเพิ่มฟิลด์ “สีรถ” (Color) ในโมดูล Cars หรือการสร้างฟิลด์ “รหัสลูกค้า” (Customer ID) ในโมดูล Customers พร้อมตั้งค่าให้เป็นฟิลด์ที่ห้ามซ้ำซ้อนและมีการเข้ารหัส (Encrypt Field) เพื่อความปลอดภัยของข้อมูล
กำหนด Roles, Profiles และเชิญผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบอย่างมีประสิทธิภาพ
การตั้งค่า “บทบาท” (Roles) เป็นขั้นตอนสำคัญในการจำลองโครงสร้างองค์กรตามลำดับชั้น (Hierarchical Configuration) ภายใน Bigin CRM โดย Roles จะกำหนดว่าผู้ใช้งานคนใดสามารถมองเห็นข้อมูลของใครได้บ้าง ผู้ใช้งานในระดับที่สูงกว่าในลำดับชั้น (เช่น CEO หรือ Sales Manager) สามารถเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานในระดับที่ต่ำกว่า (เช่น Sales Executive) ได้ แต่ผู้ใช้งานระดับล่างจะไม่สามารถเข้าถึงข้อมูลของผู้ใช้งานระดับสูงกว่าได้ โครงสร้างนี้ช่วยให้มั่นใจได้ว่าการเข้าถึงข้อมูลเป็นไปตามนโยบายความเป็นส่วนตัวและลำดับการรายงานขององค์กรอย่างเคร่งครัด
ในขณะที่ Roles ควบคุมการมองเห็นข้อมูล (Data Visibility) “โปรไฟล์” (Profiles) จะช่วยกำหนดชุดสิทธิ์การอนุญาต (Permission Sets) อย่างละเอียดว่าผู้ใช้งานแต่ละคนสามารถ “ดำเนินการอะไรได้บ้าง” ภายใน Bigin CRM ตัวอย่างเช่น ผู้จัดการฝ่ายขาย (Sales Manager) อาจต้องมีสิทธิ์ในการเข้าถึงการตั้งค่าผู้ดูแลระบบ เช่น การนำเข้า/ส่งออกข้อมูล หรือการสร้างเวิร์กโฟลว์ ในทางกลับกัน พนักงานขาย (Sales Rep) อาจมีกิจกรรมจำกัดอยู่แค่การส่งอีเมล การโทรออก และการปิดดีล ดังนั้นการสร้างโปรไฟล์ที่เหมาะสม (เช่น Sales Manager Profile และ Sales Executive Profile) จะช่วยให้ผู้ใช้งานมีเครื่องมือที่จำเป็นสำหรับการทำงาน โดยไม่เห็นฟีเจอร์ที่ไม่เกี่ยวข้อง
เมื่อคุณกำหนด Roles และ Profiles ที่ต้องการเสร็จเรียบร้อยแล้ว ขั้นตอนต่อไปคือการเชิญผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบอย่างเป็นทางการ โดยไปที่แท็บ Users และคลิก Add New User จากนั้นกรอกรายละเอียดและที่สำคัญคือต้องกำหนด Role และ Profile ที่เหมาะสมให้กับพวกเขาในขั้นตอนนี้ทันที เมื่อผู้ใช้งานยอมรับคำเชิญผ่านอีเมล พวกเขาจะสามารถเข้าสู่ระบบและเริ่มทำงานได้ทันทีภายใต้ขอบเขตการมองเห็นข้อมูลและสิทธิ์การเข้าถึงฟีเจอร์ที่คุณกำหนดไว้ ซึ่งเป็นการรับประกันว่าการเริ่มต้นทำงานของทีมจะเป็นไปอย่างราบรื่นและมีประสิทธิภาพสูงสุด
ด้วยการดำเนินการตามขั้นตอนเหล่านี้ เราได้ตั้งค่าระบบ Bigin CRM ให้พร้อมใช้งานจริงได้ภายในเวลาไม่ถึง 30 นาที คุณได้สร้าง Team Pipelines ที่ตรงกับกระบวนการทำงานของคุณ ปรับแต่งโมดูลข้อมูล กำหนดบทบาทและสิทธิ์การเข้าถึง (Roles & Profiles) และเชิญผู้ใช้งานเข้าสู่ระบบเรียบร้อยแล้ว รวมถึงการเตรียมพร้อมสำหรับการนำเข้าข้อมูลและการตั้งค่าช่องทางการสื่อสาร (อีเมลและโทรศัพท์) เพื่อให้ทีมของคุณสามารถเริ่มสร้างปฏิสัมพันธ์กับลูกค้าได้ทันที หากคุณต้องการความช่วยเหลือเพิ่มเติมในการตั้งค่าระบบ Bigin CRM หรือมีข้อสงสัยใดๆ สามารถติดต่อทีมสนับสนุนของเรา เรายินดีให้บริการเสมอ!